fb
  • 13

إرشادات بسيطة في كيفية التعامل مع الزبائن عن بعد


من الطبيعي كمصمم ان تتعامل من زبائنك وجها لوجه للمناقشة تفاصيل التصاميم التي يرغبون بعملها , ولكن يجب ان تكون دائما على استعداد للعمل معهم عن بعد اذا ما اضطررت بذلك, عندها سوف يكون العمل مع الزبائن مختلف قليلا عن العادة.

سواء قمت بإنشاء شركتك الخاصة أو انك تعمل لحسابك الخاص من البيت, في كلتا الحالتين فإنك من الطبيعي ان تقوم بإنشاء موقع الكتروني خاص بك للترويج عن تصاميمك و خدماتك, وعندئذ سوف تضطر ان تتعامل مع اغلبية زبائنك عن بعد. اذا قمت بترويج موقعك محليا فعندها سوف تصطاد زبائن محليين فقط, في حين اذا قمت بالإعلان عم موقعك بشكل عالمي فإنك سوف تحصل على زبائن من مختلف أنحاء العالم, فإذا كان موقعك الالكتروني حائز على مرتبة جيدة و قمت بإشهاره عن طريق مواقع أخرى, فإنك سوف تستقطب زبائن اكبر من مختلف الأنحاء. ومع ذلك, هناك بعد القواعد التي عليك اخذها بعين الاعتبار عندما تتعامل مع زبائنك عن بعد حتى يسري العمل بسلاسة.

1.تواصل مع زبائنك على الفور و بشكل مناسب

كان التواصل في الماضي محصورا بالهاتف والفاكس ولكن مع تطور التكنولوجيا الآن, أصبحت وسائل الإتصال اكثر سهولة من قبل, فهناك العديد من الوسائل التي تمكنك من ان تتعامل مع زبائنك وجها لوجه. أنا شخصيا اُفضل ان اسنخدم برنامج السكايب Skype لانه يوجد به ميزة رائعة وهي مشاركة الشاشات, فإن هذه الخاصية تُسهل التعامل بين الطرفين لان كلاهما يستطيع ان يرى عن ماذا يتحدث الطرف الآخر مما يُشعرك انك في مقابلة حقيقية.


تفقد ايميلك Email بشكل دائم

من الطبيعي انه لا يمكن للشخص ان يُتابع رسائله و ايميلاته طوال اليوم, ولكن عليك ان تتذكر ان تتفقد ايميلك بشكل دائم. طبيعة عملك كمصمم تحتاج ان تكون متيقظ لرسائلك و احتياجات عملك و بما أن التواصل يتم بينك و بين زبائنك عن بعد, فيجب عليك ان لا تُهمل رسائلهم و ايميلاتهم حتى لا يتعطل العمل.


بعض النصائح عند ارسال ايميل لزبائنك

اذا كنت تفكر ان ترسل ايميلا لزبائنك لمناقشة العمل الذي بينكم, فعليك ان تتجنب ارسال ايميلا واحدا ضخما يحتوي على كم هائل من المعلومات والأسئلة, فبهذه الطريقة سوف تُشوش افكار زبائنك وتربكهم و هناك احتمالا قليلا ان يقوموا بالرد على الايميل بشكل ملائم. هناك بعض النصائح التي يجب ان تتبعها عند ارسال ايميل ليَسهل عليك التعامل مع زبائنك عن بعد:

1. لا تقم بإرسال ايميلا طويلا, فكلما كان الايميل مختصر و قصير, كلما زاد تركيز الزبون على المواضيع المهمة.

2. اذا كنت مضطرا ان تُرسل ايميلا طويلا, قم بطرح افكارك في قائمة مرقمة حتى لا تقوم بارباك الزبون.

3. قم بإرسال بعض الصور في الايميل حتى تُسهل على الزبون فهم الامور.

4. لا تقم بكتابة قصص لا داعي لها او معلومات شخصية, فإنه يمكن ان يفقد الزبون اهتمامه و تركيزه للعمل.

لا تردد بالاتصال بزبائنك

لا تعتمد فقط على البريد الإلكتروني والسكايب في تواصلك مع الزبائن. قم بالإتصال بهم اذا كنت بحاجة لطرح بعض الأسئلة في المسائل العاجلة حتى تستطيع انجاز المشروع بسرعة و بدقة.


اعطي زبائنك الإهتمام اللازم

زبائنك الذين تتعامل معهم عن طريق النت لا يقلون اهمية عن هؤلاء الذين تتعامل معهم شخصيا. يجب عليك ان تعطيهم نفس الاهتمام من إرسال شرح او موجز لتصاميمك أو ارسال استبيانات لهم و عمل مقابلات عمل على السكايب. من إحدى ميزات السكايب في التعامل مع الزبائن أنه يمكنك تسجيل مكالماتك و مقابلاتك مع الزبائن والرجوع اليها لاحقا اذا ما احتجت لبعض المعلومات الضرورية لمشروعك.

2. قم بتحصيل مستحقاتك على مراحل

عندما تقوم بعمل جيد او تقدم خدمة مميزة لزبائنك فإنك تحب ان تحصل على مستحقاتك جزاء عملك. لا يوجد شيئ محبط اكثر من ان تعمل بجد دون ان تحصل على شيئ بالمقابل. يمكنك ان تقوم بتحصيل اموالك من زبائنك بسهولة اذا اتبعت اسلوب التدريج.


المراحل

قم بوضع خطة لتحصيل اموالك حيث على زبائنك ان يدفعوا لك دفعة أولى في بداية المشروع و تقسيط الباقي على فترات مختلفة خلال فترة العمل في المشروع, بهذه الطريقة فإنك تجبر زبائنك على ان يبقوا على رأس المشروع و يهتموا به. يمكن لزبائنك ان يقوموا بتسليمك دفعة كل مرة عند انجاز 25% من المشروع, هكذا تضمن انك سوف تحصل على جميع مستحقاتك عند انتهاء عملك بالمشروع لإنه اذا اراد زبائنك ان تستمر بالعمل و تكمل المشروع , فإنهم سوف يلتزموا بدفع مستحقاتك.


العقود

عند التعامل مع الزبائن عن بعد, يمكن ان يكون موضوع العقود محفوف بالمخاطر قليلا. هناك بعض الخيارات المتاحة امامك لتسليم عقود العمل لزبائنك عن بعد, يمكنك ان ترسل نسخة من العقد عن طريق الفاكس , والذي هو من الأجهزة القديمة حتى ان معظم اصحاب الأعمال الصغيرة الآن لا يمتلكون جهاز فاكس.

هناك العديد من الوسائل على الانترنت لارسال التوقيعات الإلكترونية والتي يمكن ان تكون مفيدة عند التعامل مع زبائنك عن بعد. فقط لإنك تعمل على الانترنت لا يعني انك تتغاضى عن امور العقود و الاتفاقات, يجب عليك دائما ان تحمي نفسك بالاهتمام بهذه الامور. احدى الوسائل التي يمكن ان تفيدك في ارسال التوقيعات الإلكترونية هو EchoSign من أدوبي Adobe.


المواقع الإلكترونية وملفات العمل

واحدة من اهم الامور التي عليك اتباعها أن لا تقوم بتسليم ملفات العمل للزبون قبل أن تحصل على جميع مستحقاتك, لإنه لن يبقى هناك حافز لهؤلاء الزبائن ليدفعوا ما هو مستحق لك, أو يمكن ان يماطلوا في الدفع ما دام انهم حصلوا على التصاميم.

اذا كنت بحاجة ان ترسل عينات من التصاميم لزبائنك, تأكد ان تُرسلهم بملفات PDF ذات دقة وضوح منخفضة, وهذا يضمن انهم لن يستطيعوا طباعة التصميم او استخدامه إلا عند اتمام دفع مستحقاتك.

أما بالنسبة للمواقع الإلكترونية, عليك ان تقوم بإنشاء اقسام تجربية و وضعه على hosting او sub-domain الخاصة بك, بهذه الطريقة يمكن للزبون ان يستعرض الموقع من خلال اللينك التجريبي دون ان يستطيع استخدامه, وبعد ان ينتهي تصميم الموقع الإلكتروني كما يريد الزبون ,يمكنك ان تنقله الى السيرفر Server الخاص به بعد اتمام دفع كافة مستحقاتك.


إرسال الملفات كبيرة الحجم

إن ارسال الملفات الكبيرة تشكل مشكله عند التعامل مع الزبائن عن بعد, فإن البريد الإلكتروني لا يسمح بإرسال الملفات كبيرة الحجم, بالإضافة الى ان اجراءات الحماية في معظم السيرفرات Servers لا يسمحوا بإرسال الملفات الكبيرة. واحده من الطرق لإرسال ملفات كبيرة الحجم هو Dropbox , يمكنك فتح حساب عليه و ارسال روابط تحميل الى زبائنك, و اذا كنت تعمل على مشروع كبير متفرع, يمكنك ان تشارك مجلدات تحتوي على ملفات المشروع مع زبائنك.

هناك ايضا العديد من الخدمات التي تتيح لك إرسال الملفات كبيرة الحجم مثل We Transfer, DropSend, Transfer Big Files, High Tail .


الخاتمة

العمل مع الزبائن عن بعد ليس من الضروري ان يكون صعبا, في الواقع فإنه يمكن ان يكون مجزي للغاية. اتباع هذه الإرشادات البسيطة سوف تساعدك على إبقاء عملائك سعداء مما يسهل عليك العمل معهم.


ما رأيك بهذه المقالة ؟


اشترك معنا أو قم بـ تسجيل الدخول لكي تستطيع التعليق .

سجل معنا لتحصل على العديد من المزايا

موقع تصميمي هو موقع متخصص بالتصميم الجرافيكي والبرمجة الاكترونية ، عند تسجيلك يمكنك مشاهدة العديد من الدورات العليمية ونشر اعمالك على الموقع والحصول على عمل من خلال قسم الوظائف.

سجل باستخدام الفيسبوك